Tout le monde vous dit de faire des SOP en tant que propriétaire d’agence. C’est la seule façon de grandir, n’est-ce pas ?
Oui et non.
Votre agence de marketing a besoin de SOP. C’est un fait. Mais votre agence n’a pas besoin de perdre du temps à créer des documents qui accumulent la poussière numérique. Si vous créez des SOP pour chaque tâche de votre entreprise, votre processus d’embauche sera un jeu d’enfant. Mais, bientôt, vous constaterez que vos employés et sous-traitants n’ouvrent même pas ces SOP. Ils ont trouvé leur chemin pour accomplir la tâche, et c’est plus efficace.
Tout le temps que vous avez passé sur ces SOP est perdu et il aurait pu être mieux utilisé. Lors du Traffic and Conversion Summit de cette année , Ryan Deiss a parlé de l’importance de créer des SOP et non de créer des SOP.
C’est le secret des SOP fonctionnelles que vos employés utilisent réellement.
Nous allons vous expliquer…
Comment créer des SOP fonctionnelles
Les SOP fonctionnelles sont le cerveau de votre entreprise. Nous ne disons pas que vous n’avez pas besoin de SOP. Vous le faites certainement. Les procédures opérationnelles standard (SOP) vous aident à embaucher, à déplacer des employés vers différents postes et à déterminer où vous êtes inefficace. Surtout en tant que propriétaire d’agence , les SOP sont votre meilleur ami absolu.
Si vous souhaitez faire évoluer votre agence de 5 clients à 10 et éventuellement 20+, les SOP sont la solution. Mais seulement si vous les utilisez correctement. Si vous passez trop de temps sur des SOP que vos employés n’utilisent pas, vous perdez du temps qui aurait pu être consacré à la génération de leads ou à des livrables .
Voici les 3 étapes pour créer des SOP fonctionnelles que vos employés ouvrent, utilisent et partagent.
Étape 1 : Choisissez les principales tâches pour lesquelles vous avez besoin de SOP
La première étape de la création de SOP fonctionnelles consiste à déterminer quelles tâches en ont besoin. Il est tentant de créer un SOP pour chaque partie de votre entreprise, car cela semble efficace. Mais, si votre équipe ne les utilise pas, alors c’était une perte de temps. Comme Ryan en a parlé dans sa session Traffic and Conversion Summit , vous n’avez besoin de SOP que pour les tâches les plus importantes.
Tout le reste accumulera de la poussière numérique sur les ordinateurs de vos employés et ne les ouvrira plus jamais. Qu’est-ce qu’une tâche importante ? Cela peut aller de l’exécution de vos réunions, du téléchargement de contenu sur WordPress ou de la rédaction de notes de podcast. Les tâches importantes de votre entreprise sont celles qui font avancer les choses et qui figurent régulièrement sur les listes de tâches.
- Tâches externalisées aux VA (comme écrire des notes d’émission de podcast)
- Modèles de réunion (Gino Wickman partage des modèles de réunion dans Traction )
- Instructions techniques (comme publier un article de blog sur WordPress)
Voici une partie d’une ancienne SOP que nous avons utilisée pour rédiger les notes de l’émission Perpetual Traffic Podcast :
C’était une SOP importante pour nous parce que 1) nous téléchargeions un nouveau podcast chaque semaine (tâche récurrente), et 2) nous devions créer une expérience cohérente avec nos auditeurs (pour déplacer l’aiguille sur la croissance de l’audience ) .
Une fois que vous avez déterminé les tâches qui font bouger l’aiguille et qui font partie intégrante de votre agence, il est temps de rédiger vos SOP.
Étape 2 : Notez chaque étape avec une explication
Chaque tâche qui déplace l’aiguille et est effectuée de manière cohérente a le feu vert pour une SOP. À l’étape 2, ne vous souciez de rien d’autre que d’écrire chaque étape d’une tâche ou d’un processus avec le plus de détails possible. Votre objectif est de pouvoir remettre ce document à quelqu’un dans la rue et de lui permettre d’effectuer cette tâche ou d’exécuter ce processus.
Oui, votre SOP doit être aussi détaillée.
Lorsque nous rédigeons des SOP, nous les divisons en sections. Cela permet à la personne effectuant la tâche ou exécutant le processus de savoir facilement ce dont elle a besoin avant de commencer et de passer à l’étape suivante.
Par exemple, voici la table des matières de notre SOP de téléchargement d’articles de blog :
Travailler avec le document de blog :
- Section 1 : Obtenez le message finalisé
- Section 2 : Préparation de la publication pour la mise en page
- Section 3 : Traiter les images
- Section 4 : Téléchargement de la copie de la publication dans WordPress
- Section 5 : Remplissez les informations sur le référencement et la barre latérale
- Section 6 : Publier le message
Dans chaque section se trouve une description détaillée de la procédure d’exploitation standard. Voici à quoi ressemblent les deux premières sections de notre SOP de téléchargement d’articles de blog :
À ce stade, vous écrivez simplement tout ce qui est impliqué dans la tâche. La prochaine étape consiste à peaufiner votre SOP.
Étape 3 : Supprimez autant de mots que possible
Chaque SOP doit être aussi courte que possible. Plus la SOP est longue, plus vous compliquez la tâche ou la procédure. Les tâches et les procédures compliquées sont à l’opposé de la croissance d’une entreprise. Vous ne voulez pas que vos employés soient bloqués sur une seule tâche toute la journée, car il leur faut plus de 30 pages pour parcourir la POS.
Rien que de lire cela semble irréaliste.
À l’étape 3, vous avez un objectif : supprimer autant de mots que possible de votre SOP. Raccourcissez vos phrases. Peaufinez vos explications. Utilisez plus d’images. Faites de votre SOP une expérience transparente au lieu d’un cours de cartographie.
Notre SOP pour l’ e-mail hebdomadaire des partenaires certifiés comporte deux pages. Il n’est plus nécessaire que notre équipe de messagerie électronique le rédige et le fasse parvenir. Cette POS est divisée en deux sections :
- Procédure
- Aperçu de l’e-mail
En haut du document se trouve le calendrier d’idéation, de rédaction, de révision et de soumission du courrier électronique de chaque semaine. Ci-dessous se trouve le plan de courrier électronique à suivre.
Cette SOP pourrait-elle compter plus de 10 pages ? Absolument. Si nous ajoutions tous les détails possibles à la rédaction de l’e-mail et au téléchargement sur notre fournisseur de messagerie, cela pourrait probablement être plus long. Mais nous n’avons pas besoin de chaque détail pour que tout soit bien fait. Nous avons juste besoin que notre équipe connaisse le calendrier (pour que l’e-mail soit écrit !), Pour comprendre qui est en charge de quelle partie du processus et pour avoir les grandes lignes.
C’est ça.
Maintenant, vous avez une SOP que votre équipe utilisera réellement car elle en a vraiment besoin ! Ahh, la magie des SOP fonctionnelles.
Vos employés utilisent-ils *vraiment* vos SOP ?
Ils ne le sont peut-être pas aujourd’hui… mais ils peuvent l’être demain. En simplifiant simplement le nombre de SOP que vous créez et la façon dont vous les rédigez, votre agence de marketing peut changer du jour au lendemain. Vous pouvez passer de l’extinction de petits feux toute la journée à la certitude que toute tâche/procédure déplaçant l’aiguille et se produisant régulièrement est prise en charge.
En tant que propriétaire, cadre ou directeur d’une agence de marketing, c’est une bouffée d’air frais. Si vous vous concentrez sur l’extinction des petits incendies (constants) qui accompagnent les employés et les indépendants qui n’utilisent pas les SOP parce qu’elles sont trop compliquées, encombrantes et chronophages, comment pouvez-vous diriger votre navire vers des eaux plus calmes ?
Il existe un moyen difficile de développer votre agence et un moyen facile. Une partie du moyen le plus simple consiste à créer des SOP fonctionnelles afin que vos employés les utilisent réellement. L’autre partie est la prise de conscience que vous ne savez pas tout et que vous n’êtes pas censé le savoir. Il existe des stratégies de marketing, des tactiques de croissance d’agence et des connaissances en marketing que vous n’avez pas, qui pourraient aider votre agence à atteindre votre grand objectif cette année.
Et ils sont tous à l’intérieur de DigitalMarketer Lab . Lab est notre plateforme réservée aux membres où les meilleurs spécialistes du marketing donnent leur expertise en marketing par le biais de formations d’initiés, d’ateliers, de manuels et de nos boîtes à outils.
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