Il n’y a pas assez d’heures dans la journée pour qu’un propriétaire d’entreprise fasse tout ce qui figure sur sa « liste de tâches » lorsqu’il opère au sein d’une entreprise. Ajoutez à cela le fait d’avoir une famille, des amis, une vie sociale, des responsabilités communautaires et vous êtes en train de fuir à la fin de chaque semaine en vous demandant si ce que vous faites en vaut la peine. Heureusement, nous sommes aujourd’hui à une époque où vous pouvez tirer parti de « l’externalisation » dans à peu près tout ce que vous faites. L’externalisation ne s’applique pas seulement aux entreprises, elle s’applique aux tâches de la vie quotidienne. 

Vous ne voulez pas nettoyer la maison ? Engagez une femme de ménage ou un service de nettoyage. 

Vous détestez tondre la pelouse et faire des travaux de jardinage ? Faites appel à une entreprise de paysagisme. 

Pas le temps de promener le chien ? Louez un promeneur de chien.

Les femmes, vous ne voulez pas porter un bébé et passer par l’expansion corporelle de l’accouchement ? Engagez une mère porteuse. 

Je plaisante sur le dernier, car c’est une décision majeure dans la vie, mais vous avez compris ! 

Les mêmes règles s’appliquent en affaires! 

Comment savez-vous quand vous êtes prêt à externaliser des travaux pour votre entreprise ? 

La première étape pour savoir est de faire un inventaire de toutes les choses que vous faites au jour le jour, entrée vs sortie, pendant 1 semaine. Les énumérer sur une feuille de papier ou une note électronique. Des points bonus si vous écrivez également comment ces emplois vous ont fait vous sentir ex : fier, excité, heureux, épuisé, stressé, anxieux, etc. Une fois la semaine terminée et que vous avez cette liste, prenez 15 minutes pour évaluer la tâche sur un 1- 4 échelle : 

1- Vous AIMEZ la tâche, elle est facile, amusante et vous vous sentez plein d’énergie lorsque vous la faites 

2- Vous APPRÉCIEZ la tâche, il vous est facile de vous assommer rapidement puisque c’est dans votre timonerie d’expertise 

3- Vous êtes NEUTRE face à la tâche, vous ne l’aimez pas et vous ne détestez pas le faire puisque vous savez que cela se fait et fait avancer l’entreprise  

4- Vous DÉTESTEZ cette tâche, la redoutez à chaque fois que vous la voyez sur votre calendrier, tergiversez, dirigez-vous vers cette collation supplémentaire dont vous n’avez pas besoin et allez sur les réseaux sociaux, quand vous pensez devoir le faire. 

Après avoir évalué vos tâches, vous pouvez immédiatement voir ce que vous souhaitez externaliser en premier… Tous les 4 ! C’est une évidence d’arrêter de faire quelque chose qui n’est pas dans votre zone de génie et que vous vous forcez à faire. C’est une perte de temps d’énergie pour garder ces tâches sur votre calendrier et « To Do List ». En faisant la liste, vous avez commencé les descriptions de poste et pouvez identifier le(s) rôle(s) que vous devez externaliser.

Maintenant, jetez un œil aux 3 que vous avez énumérés et ajoutez ces tâches à la liste des sous-traitants et à la description du poste. Plus vous passerez de temps sur vos tâches 1 et 2, mieux vous et votre entreprise vous porterez. La sortie correspondra à l’entrée et vous recevrez un meilleur retour sur l’énergie. 

Vous pouvez aller plus loin dans la notation et attribuer un montant en dollars aux tâches exécutées.

Est-ce un travail de 10 $, 20 $, 50 $, 150 $, 300 $ plus ? 

10 $ étant une étude de marché, la saisie de données, le service client, l’organisation des e-mails et des fichiers  

20 $ étant la conception graphique, la conservation du contenu des médias sociaux, l’assistant virtuel

50 $ à 150 $ pour la tenue de livres, la comptabilité, la mise en œuvre de la technologie, les travaux informatiques

300 heures de plus – être entraîneur du personnel, des ventes, rédacteur en chef, poste de directeur fractionnaire CMO, CTO, CFO

*Les taux horaires varient en fonction du niveau d’expérience et de l’endroit d’où vous sous-traitez. 

Lorsque vous mettez un montant en dollars pour les travaux que vous faites, cela mettra vraiment en perspective la façon dont vous passez votre temps et le retour que vous obtenez sur vos efforts. Maintenant, si l’une des tâches que vous avez notée 1 ou 2 et qui ne représente qu’un travail de 10 $, vous l’ajoutez à la liste des sous-traitants. 

Quel est le compromis lors de l’externalisation ? 

Il y a toujours des compromis en matière d’externalisation. Le plus important est que vous payez quelqu’un d’autre pour que ces tâches soient effectuées alors que vous savez que vous pouvez le faire. En tant que propriétaire d’entreprise, c’est généralement le plus gros obstacle à surmonter. Nous avons entendu maintes et maintes fois… « J’ai appris à aimer Canva et je peux faire tous mes messages sur les réseaux sociaux pour le mois en un week-end » ou « J’aime concevoir mes documents de cours maintenant » après y avoir passé d’innombrables heures. . Quand vous regardez le coût d’opportunité de ce que vous auriez pu faire pendant votre week-end en passant du temps avec vos proches ou les 20 heures qu’il vous a fallu pour concevoir et formater les documents… Était-ce la meilleure utilisation de votre temps ? La réponse est non. 

Peu importe comment vous essayez de le faire tourner. Vous pouvez sous-traiter un travail de conception à quelqu’un sur Fiverr, UpWork ou Design Pickle pour environ 500 $ par mois et récupérer les 20 heures ou le week-end. UpWork et Fiverr disposent à eux seuls d’un réseau mondial d’entrepreneurs prêts à vous aider dans à peu près n’importe quel type de travail lié aux affaires. 

Aussi formidable que soit l’externalisation, il y a des compromis négatifs lorsque l’on travaille avec des travailleurs externalisés du monde entier. 

Voici quelques-uns des défis que vous pouvez rencontrer : 

1. Les différences linguistiques et culturelles peuvent vous coûter des heures supplémentaires pour les corrections.
2. Logistique des fuseaux horaires. Travailler avec quelqu’un à l’étranger vous fera travailler tôt le matin ou tard le soir pour obtenir une communication en temps réel. La fenêtre de communication est raccourcie. 
3. Sécurité. Discutable avec toute personne que vous amenez dans votre organisation. Il existe des vérifications des antécédents qui peuvent aider à filtrer toute personne qui ne conviendrait pas aux États-Unis, mais l’embauche à l’étranger peut être un problème. L’utilisation d’un service tiers où vous pouvez voir les emplois antérieurs et les avis sur les travaux antérieurs est votre meilleur pari pour trouver quelqu’un de fiable et digne de confiance.  
4. Formation et intégration. Il n’y a pas moyen de contourner cela, quelle que soit l’expérience du travailleur externalisé. Vous devrez leur envoyer des directives et des instructions claires sur quoi et comment vous aimeriez que le travail soit fait. 
5. Disparaître. Cela peut arriver et un travailleur externalisé vous fantôme. Donnez-lui au moins une semaine avant de les radier. S’ils ont été réactifs jusqu’à un certain point, leur Internet peut être en panne et il y a une catastrophe locale dans laquelle ils naviguent.
6. Devoirs et attentes. Juste avertissement pour donner à votre travailleur externalisé un peu de temps pour s’acclimater au travail et aux tâches avant d’ajouter plus à son assiette. En raison de différences culturelles, ils ne savent peut-être pas dire « non » et ne savent pas comment faire le travail. Ils sont simplement heureux d’avoir un emploi et un revenu, alors ils diront « oui » à tout.  

Le chemin à travers 99% de ces défis passe par la communication. Donnez à votre travailleur externalisé TOUS les détails, enregistrez des vidéos expliquant la tâche, envoyez-lui des exemples de ce dont vous avez besoin. Plus vous leur donnerez de directives, mieux ils réussiront à faire le travail correctement du premier coup. Cela peut sembler un travail supplémentaire au début, mais lorsque vous demandez à quelqu’un de créer une page de destination à la fin de votre journée et qu’il dispose des éléments de conception, de la copie, de l’exemple à partir desquels travailler, c’est une sensation agréable de se réveiller le matin pour faire ce travail.